В соответствии со служебной запиской как правильно?

Советы
Как правильно написать служебную записку — образец 2020

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Как написать служебную записку — пример и образец написания.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

  • Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
  • Наименование документа и его номер.
  • Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
  • Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
  • ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

  • Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
  • Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
  • Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

○ Сроки для рассмотрения.

Согласование записки производится в течение 24 часов. Адресат рассматривает обращение и выносит резолюцию в течение 2 дней.

Поручения по принятым решениям должны быть исполнены в указанный срок, если он имеется или в течение 10 дней, если конкретное время на исполнение не предусмотрено.

Таким образом, несмотря на то, что понятие служебной записки не закреплено в законодательстве, это важный документ, который используется во многих случаях. Являясь сотрудником организации, вы должны знать, что можете составить подобный документ, как способ решения текущей рабочей проблемы.

○ Советы юриста:

✔ Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?

Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.

✔ Должен ли руководитель составлять документ?

Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.

В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ

Поиск ответа

Всего найдено: 43

Вопрос № 300666

Здравствуйте! В ответах на вопрос о том, как правильно писать «Белоруссия» или «Беларусь», вы утверждаете, что «Белоруссия» может использоваться в неофициальной речи. Почему? Ведь существует Распоряжение Администрации Президента РФ от 17.08.1995 N 1495 «О написании названий государств — бывших республик СССР и их столиц», где сказано, что в служебной переписке и официальных переговорах используется именно «Белоруссия»? И распоряжение это пока никто не отменял. Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Наименование Республика Белоруссия, действительно, используется в нормативных правовых актах Российской Федерации.

Вопрос № 297868

Добрый день! возможно ли в служебной записке писать «докладывается на Ваше решение»?

Ответ справочной службы русского языка

Сочетание некорректно, нужно переформулировать.

Вопрос № 295075

Уважаемые сотрудники «Справочной службы»! Скажите, пожалуйста, является ли корректным при составлении служебной записки обратиться к коллеге только по имени и отчеству, а в конце написать «С уважением. «, поставив подпись, расшифровку подписи и дату. Раздел «Письмовник» прочитала, ответ, к сожалению, не нашла. Спасибо. Васильева Л.В.

Ответ справочной службы русского языка

Это возможно, однако фамилия адресата должна быть указана в соответствующем реквизите документа.

Вопрос № 294635

Здравствуйте, команда грамота.ру! Прошу прощения за то, что не стал искать ответ в рубрике горячих вопросов. Сомневался в успехе. В служебной записке использовал слово банк-эмитент, однако потребовалось прибавить зависимое слово «карты». Скажите, пожалуйста, не будет ли разбивать зависимое слово сложное слово на два и требовать раздельного написания? С уважением, Андрей Эттер

Ответ справочной службы русского языка

В сочетаниях с приложением, если одна из частей содержит пробел, вместо дефиса ставится тире: банк – эмитент карты.

Вопрос № 293195

Нужно ли в заявлении или служебной записке в шапке письма ставить предлог от. Например Генеральному директору В.И. Иванову (ОТ) главного специалиста М.И. Михайлова

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 292079

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в служебной записке: 1. От заведующЕГО сектором Ивановой О.И. или 2. От заведующЕЙ сектором Ивановой О.И.

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 291841

Добрый день! Подскажите, правильно ли расставлены знаки препинания: На основании служебной записки, был добавлен 3-й вопрос к повестке дня.

Ответ справочной службы русского языка

Запятую после записки лучше не ставить.

Вопрос № 291035

Как предлог правильно употребить во фразе: «в связи со служебной проверкой» или «в связи с служебной проверкой»?

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 290446

Нужно ли отделять запятой после слова «необходимостью»: «В связи со служебной необходимостью,(?) прошу предоставить. «

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 289437

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли где-то ставить запятую в предложении: «Просим Вас в случае особых требований от заказчика указывать в служебной записке какие именно отличия от стандартных артикулов обуви присутствуют в данном заказе.»? И если да, то каким правилом объясняется? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Просим Вас в случае особых требований от заказчика указывать в служебной записке, какие именно отличия от стандартных артикулов обуви присутствуют в данном заказе. Запятая нужна на границе частей сложного предложения.

Вопрос № 284175

Здравствуйте. В вопросе № 259682 о правильности пунктуации в предложении «Руководитель в течение 1 дня с момента получения служебной записки вносит изменения в заявку» был ответ с вашей стороны, что запятые не требуются. Подскажите. Если перестроить данное предложение таким образом: В течение 1 рабочего дня с момента получения служебной записки руководитель вносит изменения в заявку Я так понимаю, что и в этом случае запятые ставить не нужно?

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 281129

Здравствуйте! Как правильно расставить запятые в предложении?
Старший сержант Иванов Л.Н., управляя служебной автомашиной Лада в свободное от службы время в трезвом состоянии в форменной одежде, совершил наезд на световую опору.

Ответ справочной службы русского языка

Пунктуация верна. Обратите внимание, что название марки заключается в кавычки: автомобиль «Лада».

Вопрос № 279005

Здравствуйте, мы с коллегой поспорили, является ли «жадина-говядина» одним словом или нет.
В пользу того, что это не одно слово есть такие аргументы:
» Из собственно грамматических критериев выделения слова известностью в отечественной лингвистике пользуется критерий цельнооформленности А. И. Смирницкого. Согласно этому критерию сочетание морфем признается одним словом, если грамматическое оформление при помощи соответствующей служебной морфемы получает все сочетание в целом, а не каждый из его членов. Например, иван-чай — это одно слово, так как при склонении все сочетание в целом оформляется одной флексией: иван-чая, иван-чаю, а не *ивана-чая, *ивану-чаю.
В противном случае, когда каждый член сочетания получает свое оформление, — это называется раздельнооформленностью — сочетание признается двумя словами. Например, город-герой — это два слова, ср. города-героя, городу-герою и т. д.»
http://www.classes.ru/grammar/117.Kasevich/html/unnamed_15.html

С другой же стороны, как тогда назвать это образование: сочетанием или как? Как-то непривычно.
Прошу разрешить наш лингвистический спор.

Ответ справочной службы русского языка

Этот лингвистический спор пока что толком не разрешен. Да и нужно ли?

Вопрос № 278875

Где нужно ставить дату в заявлении и в служебной записке?

Ответ справочной службы русского языка

Слева от подписи (по левому краю документа).

Вопрос № 271817

В служебной записке об участии в конференции изложила: «По словам министра, . «, руководитель сделал замечание и исправил на «Со слов министра, . «. Как правильно?

Ответ справочной службы русского языка

Оба сочетания существуют в русском языке и немного различаются значением: по словам кого-либо – ‘как говорит, пишет, учит, сообщает и т. п. кто-либо’; со слов кого-либо – ‘основываясь на чьем-либо устном сообщении’. Например: по словам министра, нам известно. (=министр сказал, что нам известно); со слов министра нам известно (= нам известно благодаря словам министра).

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Как правильно написать служебную записку — образец?

  • Для чего составляется служебная записка?
  • Структура документа
  • Где можно скачать пример служебной записки?
  • Итоги

Служебная записка образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику — имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.

Для чего составляется служебная записка?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

  • запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
  • обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
  • предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

  • наименование организации;
  • Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
  • номер документа, дата его составления;
  • наименование документа («Служебная записка о. »);
  • основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
  • блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

  • события и факты, ставшие поводом для ее составления;
  • отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
  • рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Где можно скачать пример служебной записки?

Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами:

Итоги

Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.

При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.

Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:

Оцените статью
Добавить комментарий
Adblock
detector